聚焦效率与目标差距,数据才是远程办公的内核!

文I帆软数据应用研究院

新冠肺炎疫情将远程办公推向了春节后的热度高峰,引爆了远程移动办公应用市场。在“不出门,不聚集”的战疫要求下,远程办公成为企业减小损失、复工过渡的首选。

然而在众多企业如火如荼开展远程办公的同时,一些问题也逐渐暴露出来。究其原因,是由于远程办公在企业管理和自我管理上存在一定的不可控性。所以,要实现高效的远程办公,解决不可控性是破局的关键。

早在2014年,马云就在演讲中提到“人类正从IT时代走向DT时代”,强调利用数据应用创造价值。如今数据已经成为企业的关键生产要素,为企业精细运营与科学决策提供强有力支撑,是降低管理不可控性的关键。因此,回归数据视角,数据应用将是实现企业远程管理闭环、助力高效远程办公的有效方法。

理性看待远程办公——治标还是治本?

突如其来的疫情打破了企业正常的生产运营节奏,大部分企业都受到了不同程度的影响,西贝莜面村、海底捞等餐饮企业的损失更是数以亿计。为了避免停工停产,缓解业务压力,远程办公的必然选择背后也是企业的无奈之举。

流于形式只能治标,提高效率方可治本

尽管远程办公在疫情期间能够在最大程度上恢复企业正常的运营节奏,减少损失,却也由于不可控性的增大给企业带来了一些效率和管理上的问题。这些问题如果得不到解决,那么远程办公将只能停留在治标的层面。

聚焦效率与目标差距,数据才是远程办公的内核!插图

图片来源视觉中国

首先,远程办公最明显的风险就在于工作效率缺乏保障。一方面,居家的环境和孤独感对员工的自我管理能力提出了更高的要求;另一方面,线上沟通的局限性使得沟通效率受到影响,一些不必要的线上会议和远程打卡也给员工造成了一定的负担。

其次,远程办公的背后是企业业务经营、生产管理等多方面的异地运维,这也为管理者带来了新的挑战。除了提供一套远程办公的软硬件,管理者更需要关注如何在远程的环境下,保障员工的工作效率、掌握企业的经营状况、弥补目标的实际差距,从而保障企业的运营效率。

因此,形式上的远程办公只能是治标,高效的远程办公才能治本,才能在本质上提高企业应对危机,抵抗风险的能力。

制度与平台之外,数据应是远程办公的关键支撑

由于工作效率和运营效率受到不可控性增大的影响,很多企业希望通过各种软件平台与考勤监督机制来保障效率,例如远程打卡、远程会议要求露脸、主管不定时检查等。但是企业应该认识到,衡量远程办公成果的永远都不是考勤与监督的结果,而是目标的完成与差距的填补。因此,在制度与平台之外,远程办公的效率评判标准需要以目标差距为导向,而支撑目标差距的关键要素便是数据,而且是更多的数据。

数据透明是远程办公的效率保障

既然远程办公要以目标差距为导向,那么企业首先需要做到的是过程与结果数据的透明,让数据说话,及时发现并解决问题。这是远程办公效率的重要保障。从考勤监督机制背后的业务运营来看,上下班不应该只是定时打卡,而是明确每天的目标和成果,利用可视化数据看板呈现并跟踪每天的工作进度;远程会议中最该露的不是脸,而是展示进度的数据,利用任务督导与数据流程去把控各个环节;主管不定时检查也不应是检查员工在不在电脑前,而是检查工作结果和疏导问题。这样一来,管理者和员工能够统一步伐,高效地朝着目标前进。

另外,数据的透明还有利于增强团队的信任,帮助企业在特殊时期打造向心力强的团队。国际知名咨询机构Gartner指出,“在数字化工作场所中,相互信任是远程办公模式取得成功的核心。”建立信任的举措除了相信员工之外,透明地评估办公效率和绩效是关键。让数据支撑评判与决策,从而降低不必要的沟通成本,有利于建立相互信任的办公氛围和数据决策的办公文化。

人与数据连接是远程办公走向稳定的基础

远程办公要进入稳定状态,做好数据透明还不够,企业必须实现人与数据的连接,因为数据本身也需要效率。人与数据连接的本质是各类数据的及时获取与快速流转。在远程办公模式下,现场环境的缺失使得企业的稳定经营需要更多地依赖业务系统,管理人员和员工也需要通过各类数据来支撑日常工作的开展,这就要求企业数据能够及时获取并且快速地流转。随着数据的概念范围变得越来越广泛,企业产生的数据也越来越多。如果这些数据只是分散在本地,人与数据将无法连接,远程办公也将无法稳定开展,甚至不能开展。事实也表明,在这次疫情中,数据获取与流转速度越快的企业,就越能规避人力输出而造成的风险,复工复产的恢复速度就越快。

把握住远程办公的数据内核

数据能够为远程办公提供强有力的支撑,解决工作效率与管理效率的问题,那么企业应当如何利用数据为远程办公赋能赋智,完成高效的落地和远程管理的闭环呢。主要包含以下三个方面。

明确远程办公中的数据应用需求

首先,在远程办公设备建设完善的基础上,企业需要进一步明确远程办公中的数据应用需求,由此来分析企业运营状态,进而调整疫情下的企业经营方向。数据应用拥有不同的类型和多样化的场景,不同的行业对于数据应用的场景和需求也有所不同,所以企业在应用之前,一定要从业务和管理的角度去思考具体需求。例如,最常见的销售部门,在疫情影响下,确保销售漏斗是最基础的工作,那么最重要的数据应用需求便是设置合适的指标和数据透明。

数据驱动决策保证远程办公效率

DT时代,数据是降低管理不可控性的关键。企业要形成数据驱动决策的数据管理模式,用数据跟踪业务流的过程和结果,进行业务决策,从而更好地保障远程办公的效率。

作为国家级火炬计划重点高新技术企业,中京电子科技股份有限公司在数年前就以报表工具FineReport搭建了“让数据找人”的自动化数据流转体系,在远程办公期间对车间电子看板进行了升级,数据报表以及预警信息会根据需求被自动推送到邮箱或各种微信工作群中,及时跟踪各项业务进度,辅助具体业务的经营决策,保障生产和出货效率。而在疫情防控关键期,中京电子通过移动端数据填报生成疫情防控驾驶舱,利用可视化分析,实时了解员工的工作情况,根据数据呈现的结果有针对性的规划复工复产进度。

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中京电子的疫情防控驾驶舱

同时,在互联网行业,以数据分析和商业智能见长的帆软软件利用自研平台实现了高效的远程办公。疫情期间,帆软利用自研的简道云产品收集员工的健康信息、分批有序进行复工;各团队进度数据定期透明,定时发送给相关人员;远程会议之前先收集问题和需求,会议开始后直奔主题,用数据说话;管理人员利用FineBI对业务数据进行自助分析,科学决策。

巧用数据平台搭建线上办公体系

在人与数据连接的过程中,巧用数据平台可以发挥事半功倍的作用。数据平台能够解决数据孤岛,打通业务系统,从而提高数据获取速度,人与数据的连接更加通畅。

华中科技大学协和深圳医院在本次疫情中的无接触办公就提供了很好的参考。为了满足医务管理人员的移动办公需求,信息部门利用帆软产品快速开发一系列的移动端实时报表并不断迭代,包括医院的发热门诊、病区情况、医疗物资供应等等。多维度指标和数据动态呈现,管理人员可以实时监控,缩短医院的决策路径,大大减少了与病人之间的不必要接触。

聚焦效率与目标差距,数据才是远程办公的内核!插图(2)

移动端实时报表平台

同时,医院利用数据平台进行各类数据的打包和上报,政府部门、上级防控部门、同级医院联防还有医院内部各科室之间实现了信息的有效传递和拉通。另一方面,医院将部分工作转到线上,一月底,互联网医院“新型冠状病毒感染”免费咨询平台便开始试运行,在疫情防控中服务了广大的用户。

数据应用+远程办公,未来数字化、智慧化的重要课题

作为从业者,我们可以预见,在疫情的催化下,各行各业都将加快企业数字化与智能化的进程,而办公软件的火热也表明它将成为企业数字化转型过程中的重要一环,与大数据、5G、人工智能进行融合创新。那么远程办公到底是不是昙花一现?更多还要看它在企业数字化中所能撬动的资源与产生的价值。

DT时代,数据本身就是一脉富矿,如何用数据为企业运营赋能赋智?数据应用+远程办公可能是接下来企业数字化转型的一条出路。疫情激发了远程办公的热度,同时也成为企业数字化水平和抗风险能力的试金石。可以预想,在数字化转型的这条赛道上,新的竞争与机会都将出现于此。

 

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